การเขียนคำขึ้นต้นจดหมาย/อีเมลอย่างเป็นทางการ
- “To Whom It May Concern:” = ใช้เมื่อไม่ทราบชื่อผู้รับจดหมาย
- “Dear Sir/Madam,” = ใช้เมื่อเขียนถึงตำแหน่งโดยไม่ต้องมีชื่อผู้รับ
- “Dear Mr Graham,” = ใช้เมื่อรู้จักชื่อและเพศของผู้รับว่าเป็นผู้ชาย
- “Dear Ms Sunny,” = ใช้เมื่อรู้จักชื่อและเพศของผู้รับว่าเป็นผู้หญิง (และควรระวังไม่ควรใช้ Mrs. แบบเก่า)
- “Dear Dr Susan,” = ใช้เมื่อผู้รับมีตำแหน่งเป็นแพทย์ หรือดุษฎีบัณฑิต
- “Dear Prof Jon,” = ใช้เมื่อผู้รับมีตำแหน่งเป็นศาสตราจารย์
- “Dear Pual Macdonal,” = พิมพ์ชื่อเต็มเมื่อไม่แน่ใจเพศของผู้รับ
การเกริ่นนำจดหมาย หรืออีเมล เพื่อแจ้งให้ทราบ
ตัวอย่างประโยคภาษาอังกฤษ
- I’m writing to tell you that …
- I’m writing to inform you that …
- This is to make you aware that …
- I want to fill you in on …
- Please be advised that …
1. Heading (หัวจดหมายภาษาอังกฤษ)
หัวจดหมายคือที่อยู่ของผู้เขียนจดหมาย และวันที่ที่เขียนจดหมาย ซึ่งนิยมเขียนไว้บนมุมด้านขวาหรือซ้ายของจดหมายก็ได้
2. Inside Address (ชื่อที่อยู่ของผู้รับจดหมายภาษาอังกฤษ)
ชื่อที่อยู่ของผู้รับจดหมายภาษาอังกฤษซึ่งเขียนหรือพิมพ์ไว้ทางด้านซ้ายบน ถัดจากหัวจดหมายลงมาจะปรากฏเฉพาะในจดหมายธุรกิจเท่านั้น สำหรับรูปแบบการเขียนเหมือนกับหัวจดหมาย
3. Solution (คำขึ้นต้นจดหมายภาษาอังกฤษ)
คำขึ้นต้นจดหมายในภาษาอังกฤษ เปรียบเสมือนคำทักทายเพื่อเริ่มต้นจดหมาย ต้องเขียนหรือพิมพ์ไว้ริมซ้ายของกระดาษด้านบนต่อจากหัวจดหมาย สำหรับจดหมายติดต่อระหว่างบุคคล และต่อจากชื่อที่อยู่ของผู้รับจดหมาย สำหรับจดหมายธุรกิจ คำขึ้นต้นจดหมายอาจเขียนได้หลายแบบ ขึ้นอยู่กับบุคคลที่เราเขียนถึงว่ามีความสัมพันธ์กับผู้เขียนอย่างไร
3.1 คำขึ้นต้นสำหรับญาติผู้ใหญ่
My dear…………………….. , เช่น
My dear grandmother, (ย่า, ยาย)
My dear father, (พ่อ)
My dear uncle, (ลุง)
My dear mother, (แม่)
3.2 คำขึ้นต้นสำหรับญาติที่อายุอ่อนกว่า
Dear………… ,
My dear……………..,
My dearest……………..,
เช่นMy dearest son, (ลูก)My dear Jim, (ระบุชื่อญาติ)
3.3 คำขึ้นต้นสำหรับญาติ, เพื่อน, ผู้รู้จัก ซึ่งมีวัยใกล้เคียงกัน Dear………… ,
My dear…………….., นิยมระบุชื่อ เช่นDear Surapong,Dear friend, (เพื่อน)
3.4 คำขึ้นต้นสำหรับบุคคลโดยทั่วๆ ไป
ที่ทราบชื่อแต่ไม่รู้จักกันอย่างสนิท ถ้าเป็นชาวต่าง ประเทศจะระบุคำนำหน้าชื่อพร้อมนามสกุล แต่ถ้าเป็นคนไทยอาจระบุชื่อแทนนามสกุลได้ เช่น
Dear…………?
Dear Dr.Young, (Dr. J.N. Young)
Dear Mrs.Supranee,
Dear Mr.Ferrari (Mr. D.F. Ferrari)
3.5 คำขึ้นต้นสำหรับผู้ใหญ่ที่รู้จัก นับถือ Dear…………,
Dear Sir, (ผู้ชาย)
Dear Madam, (ผู้หญิง)
Dear teacher, (ครู)
Dear Mistress, (นายผู้หญิง)
3.6 คำขึ้นต้นสำหรับบุคคลที่มีตำแหน่งหน้าที่พิเศษ
Your Excellency, (ทูต, รัฐมนตรี)
Dear lady, Your Excellency, (ภริยาทูต, รัฐมนตรี)
Dear Mr. President, (ประธานาธิบดี)
Your Majesty,May it please your Majesty,Sir, Dear Mr. Speaker, (ประธานสภาผู้แทนราษฎร)
3.7 คำขึ้นต้นจดหมายธุรกิจ
Dear Sir , Sir , Gentleman , Dear………., (ถ้ารู้จักชื่อ)
4. Body of letter (ตัวจดหมายภาษาอังกฤษ)
ตัวจดหมาย คือ ข้อความของจดหมายซึ่งเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดของจดหมาย เพราะเป็นการสื่อความประสงค์ระหว่าง โดยข้อความในจดหมายปกติแล้วจะแบ่งเป็น 3 ตอน
4.1 ความนำ แสดงการแนะนำตัวหรือบอกสาเหตุ
4.2 เนื้อความ บอกวัตถุประสงค์
4.3 สรุป เขียนสรุปเรื่องหรือความมุ่งหวังในอนาคต
5. Complimentary Close (คำลงท้ายจดหมายภาษาอังกฤษ)
เมื่อเขียนจดหมายจบแล้ว ต้องมีคำลงท้าย ซึ่งมีหลายแบบขึ้นอยู่กับผู้รับ สำหรับที่นิยมกันโดยทั่วไปได้แก่
Yours sincerely, Sincerely yours,
Sincerely, = ด้วยความจริงใจ
With love,With much love,Love, = ด้วยความรัก
6. Signature (การลงนามจดหมายภาษา)อังกฤษ
การ ลงนามของผู้เขียนจดหมาย แสดงให้รู้ว่าใครเป็นผู้เขียนจดหมายนั้น ถ้าเป็นจดหมายส่วนตัว อาจเขียนชื่อหรือทั้งชื่อและนามสกุลในลักษณะหวัด หรือหวัดแกมบรรจง หรืออาจเป็นลายเซ็น (สำหรับบุคคลที่คุ้นเคยมาก ๆ) แต่สำหรับจดหมายธุรกิจนั้น ถัดจากคำลงท้ายจะเป็นลายเซ็น ถัดลงมาจะเป็นชื่อนามสกุลตัวบรรจง ถัดจากชื่ออาจเป็นตำแหน่ง
7. Outside address (การจ่าหน้าซองจดหมายภาษาอังกฤษ)
การจ่าหน้าซองจดหมายคือการเขียนที่อยู่ของผู้รับ (outside address) ซึ่งอาจเขียนได้ 2 แบบ คือ แบบขั้นบันได (Step) ซึ่งย่อเข้ามาทีละบรรทัด กับแบบบล็อก (Block)
**หากมีข้อสงสัยกรุณาติดต่อกลับมาที่ เขียนเป็นภาษาอังกฤษ ได้ประมานว่า
If you need any further assistance or technical support, call us at xxx-xxxxxxx day or night, or email us at xxx@xxx.com หรือ If you have any questions, please feel free to:
* Contact Customer Support at (xxx) xxx-xxxx
* Email us at xxx@xxx.com
ตัวอย่างประโยคภาษาอังกฤษที่ควรเขียนในจดหมาย หรืออีเมล แบบเป็นทางการ
I am writing in reply to your letter of 10 February regarding your outstanding invoice.
ผม/ดิฉันเขียนมาเพื่อตอบกลับจดหมายของคุณที่เขียนมาเมื่อวันที่ 10 กุมภาพันธ์ เกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ค้างชำระ
Further to our conversation, I’m pleased to confirm our appointment for 10.30 am on Wednesday, 5 January.
จากการสนทนาของเรา ดิฉัน/ผมยินดีที่จะยืนยันนัดของเราในวันพุธที่ 5 มกราคม เวลา 10.30 น. ครับ/ค่ะ
I would be grateful if you could attend to this matter as soon as possible.
ผม/ดิฉันคงจะยินดีมากหากคุณจัดการเรื่องนี้โดยเร็วที่สุด
If you would like any further information, please don’t hesitate to contact me.
หากคุณต้องการข้อมูลเพิ่มเติม โปรดอย่าลังเลที่จะติดต่อผม/ดิฉัน
ในกรณีที่ต้องการให้ผู้อ่านตอบกลับ สามารถใช้ประโยคภาษาอังกฤษต่อไปนี้ในตอนท้ายของจดหมายหรืออีเมล
I look forward to hearing from you.
ฉันหวังเป็นอย่างยิ่งว่าจะได้รับการตอบกลับจากคุณ
ขอบคุณ : scholarship.in.th/Englishtoanrmon/edufirstschool
